Tạo nhóm thư điện tử Yahoo (Yahoo Groups)

iện nay, hầu như mọi người đều có một địa chỉ thư điện tử (email) của riêng mình. Tuy nhiên, việc nhớ địa chỉ thư điện tử của từng người một cách chính xác lại không đơn giản chút nào. Ví dụ, tuần sau tổ chức cưới và bạn muốn mời tất cả các bạn thời sinh viên của mình. Chạy xe tới nhà từng người mời thì mệt quá, hơn nữa tất cả không sống cùng thành phố với bạn. Hay là gửi thư điện tử mời vậy? Hay đấy, nhưng bạn lại không nhớ hết địa chỉ của mọi người. Phải chi có một địa chỉ thư điện tử chung cho nhóm bạn thì hay biết mấy. Dịch vụ nhóm thư điện tử miễn phí của Yahoo (http://groups.yahoo.com) sẽ giúp bạn thực hiện việc này.

Đặc điểm của dịch vụ nhóm thư điện tử là cả nhóm sẽ có một địa chỉ thư điện tử duy nhất. Khi một thành viên của nhóm gửi thư đến địa chỉ này, các thành viên trong nhóm đều nhận được email này. Thay vì phải nhớ nhiều địa chỉ thư điện tử, bạn chỉ cần nhớ một địa chỉ duy nhất của nhóm. Việc thông tin sẽ hiệu quả hơn và "giảm tải" cho cái đầu của mình phải không bạn?

Dịch vụ nhóm thư điện tử này không bó hẹp trong một nhóm nhỏ người dùng mà có phạm vi rất rộng. Bạn có thể tạo một nhóm thư của anh em trong họ tộc, nhóm nhân viên cùng công ty hay nhóm bệnh nhân chẳng may mắc cùng một loại bệnh... Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn việc tạo một nhóm thư điện tử trên website http://groups.yahoo.com và một số tính năng của nó.

Yêu cầu để tạo nhóm thư điện tử: Có một tài khoản (account) trên Yahoo! tức là có Yahoo! ID. Lưu ý: bạn có thể đăng ký Yahoo! ID tại bất kỳ website nào của hệ thống Yahoo! trên toàn cầu như Yahoo! Mail, Yahoo! Messenger, Yahoo! Photos, Yahoo! tiếng Việt...

Trong bài viết này, tôi sử dụng từ "nhóm" thay cho "nhóm thư điện tử" để tiện hơn.

Tạo nhóm

Đăng nhập vào http://groups.yahoo.com với tài khoản (user name/password) của bạn. Nếu chưa có Yahoo! ID, chọn Sign Up để tạo. Nhấn chọn Start a group now để bắt đầu tạo nhóm.

Bước 1: Phân loại nhóm.

Tôi muốn tạo nhóm cho các độc giả của PC World Việt Nam có tên PCWReaders. Lưu ý: bạn sẽ gặp thông báo lỗi nếu chọn tên nhóm trùng với bất cứ một tên nào đang tồn tại trên Yahoo! Groups.

Chọn lĩnh vực Businesses & Finance trong Browse Group Categories. Trong trang kế tiếp, chọn Consumer.

Nếu bằng lòng đặt nhóm của bạn tại đây thì nhấn nút Place my group here. Muốn chi tiết hơn, bạn có thể chọn tiếp trong mục Select a more specialized subcategory (hình 1).

Bước 2: Mô tả nhóm (hình 2).

Điền đầy đủ thông tin cần thiết trước khi nhấn nút Continue. Lưu ý: nếu xảy ra lỗi, Yahoo! Groups sẽ hiển thị lỗi bằng chữ đậm màu đỏ.

Bước 3: Chọn profile và xác thực (hình 3)

Sau khi chọn profile và gõ lại các ký tự trong text-box (để tránh việc đăng ký tự động), hãy nhấn nút Continue.

Đến đây, bạn đã thực hiện xong việc tạo ra một nhóm. Để sửa đổi một số thiết lập cho nhóm, hãy nhấn Customize Your Group (hình 4). Sau đó nhấn Get Started để bắt đầu sửa đổi. Quá trình này có 3 bước và có từng câu hỏi chi tiết.

Bây giờ, bạn có thể nhấn Invite People để mời người tham gia vào nhóm hoặc nhấn Go to Group để vào trang chủ của nhóm.

Một số công cụ, tiện ích

1. Dành cho người tạo ra nhóm (group owner)

Tương tự tài khoản quản trị trong Windows, nếu là group owner bạn sẽ có toàn quyền quản lý, thay đổi các thiết lập của nhóm.

Đăng nhập vào group (http://groups.yahoo.com) bằng tài khoản bạn vừa dùng để tạo nhóm.

Chọn nhóm vừa tạo (PCWReaders), trang chủ của nhóm sẽ hiện ra như hình 5. Là group owner nên bạn có các quyền như sau:

Edit: sửa đổi mô tả nhóm, thay đổi các thiết lập đã chọn, xóa bỏ bảng CSDL trong phần Database, file trong phần Files, ảnh trong phần Photos...

Add Photo: đặt ảnh biểu tượng cho nhóm.

Management: quản lý các công việc diễn ra trong nhóm.

Invite: mời người tham gia nhóm. Bạn cũng có thể nhập trực tiếp thành viên cho nhóm.

- Mời tham gia nhóm

Trong trang chủ của nhóm, chọn Invite (ở bên trái). Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu và nhấn Submit Invite. Bạn sẽ được xem trước (preview) nội dung thư mời (hình 6).

Nếu đồng ý với nội dung thư, hãy nhấn nút Invite People để gửi thư đi hoặc chọn Edit nếu muốn thay đổi nội dung thư. Lưu ý: nếu xảy ra lỗi, Yahoo! Groups sẽ hiển thị bằng chữ đậm màu đỏ.

- Nhập trực tiếp

Trong trang chủ của nhóm, chọn Invite (ở bên trái) và chọn Add Members ở trang kế tiếp,

Nhập đủ thông tin theo yêu cầu trước khi nhấn Continue. Nếu đồng ý những thông tin hiển thị trên màn hình, chọn Continue để kết thúc việc nhập thành viên của nhóm. Chọn Edit nếu muốn thay đổi thông tin (hình 7).

2. Dành cho thành viên của nhóm

Muốn sử dụng các tính năng được đề cập trong phần này, bạn phải đăng nhập nhóm.

a. Đăng ký làm thành viên

Giả sử tôi muốn tham gia vào nhóm BDVFriends với Yahoo! ID là huongbn81. Sau khi đăng nhập bằng tài khoản này, để đăng ký làm thành viên, tôi sẽ thực hiện như sau.

Tìm nhóm muốn tham gia: nhập tên nhóm muốn tham gia vào mục Find a Group (bạn phải chắc chắn tên nhóm này đang tồn tại trên Yahoo! Groups) rồi nhấn nút Search. (Hình 8)

Nhấn chuột vào nhóm BDVFriends (sau khi tìm thấy) ở phần kết quả.

Trong trang chủ của nhóm, chọn Joint this group.

Thiết lập tùy chọn hiển thị, gõ lại các ký tự trong text-box và nhấn Join.

Như vậy, việc đăng ký đã xong nhưng bạn phải đợi sự đồng ý của group owner cho phép bạn gia nhập nhóm.

b. Xem thư của nhóm

Để xem các thư của nhóm, trong trang web của nhóm, bạn hãy nhấn vào dòng chữ Messages ở khung bên trái.

c. Chat với các thành viên khác

Để chat với các thành viên khác, trong trang chủ của nhóm, chọn Chat ở khung bên trái.

d. Chia sẻ tập tin với các thành viên trong nhóm

Để chia sẻ tập tin (file) với các thành viên khác, chọn Files trong trang chủ của nhóm. Muốn tải lên (upload) file, hãy nhấn Add File; muốn tạo file văn bản, chọn Create Text File, muốn tạo thư mục riêng, chọn Create Folder.

e. Chia sẻ hình ảnh với các thành viên trong nhóm

Tương tự việc chia sẻ tập tin, để chia sẻ hình bạn hãy chọn Photos trong trang chủ của nhóm, chọn Add Photo để tải lên ảnh, chọn Create Album để tạo album riêng của mình.

Chọn Links nếu muốn chia sẻ các trang web thú vị, Database nếu muốn chia sẻ thông tin giữa các thành viên hoặc Polls để thực hiện một cuộc thăm dò trong nhóm. Muốn xem các thành viên của nhóm, hãy chọn Members ở góc trái màn hình trang chủ.

f. Lập lịch cho nhóm

Để lập lịch cho nhóm (ví dụ ngày hội thảo, sinh nhật các thành viên trong nhóm...), bạn hãy chọn Calendar ở bên trái màn hình trang chủ.

3. Dành cho người tham gia nhóm không dùng Yahoo! ID

Nếu bạn tham gia nhóm nhưng không dùng Yahoo! ID, bạn sẽ:

- Chỉ nhận được e-mail của mọi người trong nhóm.

- Không sử dụng được các tính năng vừa đề cập trong phần 2.

Có 2 cách để tham gia nhóm không dùng Yahoo! ID.

- Cách 1: sử dụng tài khoản mail bất kỳ bạn đang sử dụng, gửi e-mail tới địa chỉ -subscribe@yahoogroups.com

- Cách 2: sử dụng tài khoản mail bất kỳ bạn đang sử dụng, gửi e-mail tới địa chỉ -owner@yahoogroups.com và chờ sự đồng ý của group owner.

Ví dụ, để tham gia nhóm BDVFriends, bạn có thể gửi e-mail tới 1 trong 2 địa chỉ sau: BDVFriends-subscribe@yahoogroups.com hoặc BDVFriends-owner@yahoogroups.com

Tương tự cách đăng ký tham gia nhóm, nếu muốn bỏ nhóm bạn hãy gửi e-mail tới địa chỉ -unsubscribe@yahoogroups.com hoặc -owner@yahoogroups.com và nhờ group owner xóa tài khoản e.mail của bạn.

Ví dụ, để từ bỏ nhóm BDVFriends, bạn có thể gửi e-mail tới 1 trong 2 địa chỉ e-mail sau: BDVFriends-unsubscribe@yahoogroups.com hoặc BDVFriends-owner@yahoogroups.com.